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成都文理学院：如何实现从“纸与笔”到“数字化”的管理升级？

2024-12-14 11:33

成都文理学院，这所位于天府之国的学府，以其优美的校园环境、完善的教学设施和卓越的教学质量，吸引了无数求知若渴的学子。然而，在光鲜亮丽的背后，学院的后勤管理尤其是维修管理也面临着诸多挑战。如何高效、准确地处理学生宿舍和教学区的维修需求，成为学院后勤部门亟待解决的问题。

传统维修管理模式下的困境

过去，成都文理学院的维修管理主要依靠传统的纸质报修单。每当学生宿舍或教学区的设施出现故障，师生们需要先填写纸质报修单，然后报送至后勤部门。后勤部门在收到报修单后，再进行人工派单，安排维修师傅前往处理。学校后勤的薛老师表示，这种模式虽然在一定程度上满足了基本的维修需求，但暴露的问题也非常明显，其中维修进度无法追踪、维修后反馈信息难以收取等弊端，就给后勤管理带来了不小的挑战。

根据系统的数据统计，成都文理学院平均每月产生2000多张维修工单，如果放在使用系统前，意味着后勤部门每月会产生2000多张纸质维修单据，按照一式三联的纸质单据，1元/张计算，平均每月耗费2000多元，一年下来就要20000多元。而纯靠人工分配维修任务，处理的平均响应时间自然要耗费大半天。这不仅影响了师生们的正常生活和学习，也给学校后勤部门带来了巨大的工作压力。

“的修工单管理系统”获认可

为了改变这一现状，成都文理学院的后勤部门开始寻找新的解决方案。在经过一番调研后，学校选择“的修工单管理系统”作为后勤的维修管理工具。而当询问是否曾对市面上其他工单系统进行过细致比对时，学校的一位后勤人员则毫无疑义的表示：首次接触的便是“的修”，其功能和服务足以打动后勤的每一个人，无需再多作他顾，同时也指出看中该系统的几个方面因素：

1、功能需求满足：系统的便捷报修方式和智能派单功能能够解决后勤当前面临的流程繁琐、人工派单费时费力的问题。师生们只需要通过后勤的官方公众号就能完成报修，而系统则会根据提前预设的派单规则，自动将报修单分配至对应的维修师傅，能大大缩短维修响应时间。

2、具备入校资格：基于教育部要求学校所使用的APP必须通过备案后才能选用的通知，能符合入校条件的工单管理系统仅有“的修”一家。不仅如此，该系统还拥有公安部门出具的《信息系统安全等级保护备案证明》，以及省政务服务与数据管理局直属单位审核认证授予的挂牌证书，在安全方面能得到充分保障。

3、超预期服务：在内部试运行期间，系统的客户成功团队凭借丰富的实施经验，为成都文理学院的后勤部门提供了全方位的培训和支持，确保了系统的顺利运行，其服务的专业程度远远超出了学校的预期。

4、部署速度快：从决定引入系统到正式投入使用，仅用了2天的时间，这对于急于改变现状的成都文理学院来说，无疑是一个巨大的加分项。

数字化维修管理成效显著

自2023年12月开始实施“的修工单管理系统”以来，不仅解决了传统维修管理模式下的种种问题，还带来了诸多意想不到的成效。尤其是接触过整个部署实施环节的后勤薛老师，对系统带来的效果表示深有体会，并一一列举出来：

1、维修历史记录数字化保存

每一笔维修工单的处理过程都能通过系统自动记录存档，包括报修时间、维修时间、维修人员、维修结果等信息，实现了维修管理的全面数字化。这不仅方便了学校后勤部门进行数据分析和管理，也为学生们提供了更加透明、公正的维修服务。

2、响应时间大幅缩短

在结合学校场景，配合系统的智能派单和管理员派单方式下，维修师傅通过微信和APP的消息实时提醒，便能迅速接收到报修信息，并第一时间前往处理。据统计，系统实施后，平均响应时间从原来的2小时缩短至现在的1分钟以内，大幅提高了维修效率。

3、服务满意度显著提升

随着维修效率和质量的提升，规定时间内完成处理的单量占比越来越高，仅用一年时间，30000多张工单的完成率便达到95%以上！

为此，学生们对后勤部门的评价普遍较高。这不仅提升了学校的整体形象，也为学校后勤部门赢得了更多的赞誉和信任。同时，系统的可视化数据报表也让后勤部门能够及时了解整体的维修情况，对维修师傅的工作质量进行有效评估，从而进一步提升了服务水平。

来自后勤人的心声

对于“的修工单管理系统”的应用效果，学校的后勤人员给予了高度评价。

后勤的管理者表示：“系统反应快、操作简便、功能全面，极大地提高了维修管理的效率和质量。同时，系统的数字化保存功能也使得维修历史记录更加清晰、可追溯，为学校的后勤管理提供了更加有力的支持。”

随着技术的不断进步和应用场景的不断拓展，我们相信数字化维修管理将在教育行业发挥更加重要的作用。成都文理学院也将继续为广大学子提供更加优质、高效的服务和保障。

成功案例

平台优势

平台资质

· 省政务服务与数据管理局直属单位审核认证授予的挂牌证书。

· 教育部备案认可，同行业内屈指可数能进入校园使用的APP应用。

· 广州市公安局出具的《信息系统安全等级保护备案证明》。

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