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从“救火队”到“温度传递者”：一场后勤闭门会，让效率与口碑双赢

2025-03-10 17:17

“数字化不是为了取代人，而是让后勤服务从‘救火队’变成‘温度传递者’。”——这句来自广州华夏职业学院后勤负责人李志华的总结，道破了后勤数字化的核心价值。

近日，由“的修”大数据研究院主办的教育后勤菁享会第一期圆满落幕，广州华夏职业学院、广州商学院、广东外语外贸大学南国商学院、广东建设职业技术学院、广州东华职业学院、陕西理工大学、山东外国语职业技术大学等众多高校后勤负责人齐聚云端，共同拆解数字化转型的“实战密码”。

6年实战：从“救火队”到“温度传递者”

作为此次会议的主讲嘉宾，广州华夏职业学院李校用6年的实战经验，刷新了同行对数字化的认知：

数据成效

工单总量：10万+（2019年至今累计109847单）；

分类占比：维修类84961单（77%）、巡检24886单（23%）；

完成率：99.72%（2024年数据），差评率连续5年下降，满意度稳居99%以上。

隐形价值

最直观的成效体现在数据上，李校表示：“过去后勤工单平均处理需要12小时，现在通过智能派单和移动端协同，像换灯泡、水管漏水等80%的简单报修15分钟内解决，师生好评率一下上升到100%”。

谈到后勤部门这6年的蜕变，李校表示：“过去后勤是‘隐形部门’，现在通过系统实时记录进度，师生感受到被‘主动服务’的尊重感。还有个学生反馈以前觉得报修石沉大海，现在能看到维修的全过程，这种透明化拉近了距离！”。经李校透露，如今后勤部门的满意度已经从“校内倒数”逆袭至全校前五，这也是后勤6年来工作的最好回报。

主讲嘉宾亲述：破解后勤数字化困局

会议上，李校用一句话总结转型核心：“数字化不是为了取代人，而是让后勤服务从‘救火队’变成‘温度传递者’”。

转型背景

内部压力：传统后勤“三低”——效率低、数据整合度低、师生满意度低；

外部压力：年轻师生“指尖办事”需求激增，但纸质工单响应慢、流程繁琐。

困局1：系统选型难

在选择SaaS平台前，李校曾调研过几套本地化部署的系统，但考虑到动辄200万投入+60%功能闲置的问题，让广州华夏职业学院最终选择“小步快跑”的方式：

1、放弃本地化系统：SaaS平台的功能可按需解锁，避免人员配置翻倍和巨额资金投入。

2、“3+1模块”策略：优先落地报修系统（让80%的简单报修问题在15分钟内解决）、巡检（数据留痕）、物料管理（打通财务审计）等高频场景，外加1个增值模块（根据需要增加舆情反馈或能耗监测等模块）；

困局2：数据安全性

担心信息的泄露、数据的丢失？广州华夏职业学院采用“入校资质审查+多云部署”解决问题：

1、拥有教育部规定的教APP备案和二级以上的等保证书，成为入校必要条件；

2、SaaS平台数据双云备份，支持用户对云端数据访问权限的划分管理，数据可同步至用户的本地服务器，不受“硬件故障、火灾、断电”等多重因素的影响，比本地化部署更保险，还可节约存储空间，性价比更高。

困局3：职工抵触强

老职工没时间、不愿用新系统？广州华夏职业学院用“5秒接单+绩效看板”破局：

1、手机端接单、自动生成报告，取代手写台账；

2、数据留痕让考核从“凭印象”变“靠事实”，职工积极性明显提升。

困局4：师生推广难

学生只用移动端应用程序，老人只爱打电话，使用习惯断层？广州华夏职业学院采用“双轨并行”：

1、主打“体验感”，让师生通过公众号拍照报修自动定位，维修进度实时推送；

2、优先在校内推广“5秒报修”功能，半年内线上化率从30%升至100%。

圆桌热议：后勤数字化的避坑指南！

雷区1：贪大求全，盲目采购“大系统”——“功能闲置60%，不如从高频场景切入”；

雷区2：忽视数据治理——“花费大量精力本地化部署，却因十年纸质档案上传，导致系统直接卡崩”；

雷区3：依赖厂商承诺——“打着‘AI派单’旗号，实际落地却发现维修工技能数据缺失，照样翻车”。

正如李校所说：“数字化不是为了取代人，而是让后勤服务从‘救火队’变成‘温度传递者’”。换句话说，数字化转型不仅关乎效率，更关乎后勤人的价值重塑。

后勤菁享会第二期将于3月20日上线！届时，我们将围绕：“让后勤人更具价值感”的主题，与各高校嘉宾共同探讨后勤人的价值所在，期待你的参与。

成功案例

平台优势

平台资质

· 省政务服务与数据管理局直属单位审核认证授予的挂牌证书。

· 教育部备案认可，同行业内屈指可数能进入校园使用的APP应用。

· 广州市公安局出具的《信息系统安全等级保护备案证明》。

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