成都文理学院：如何实现从“纸与笔”到“数字化”的管理升级？

2025-03-25 17:53

项目背景

在过去，成都文理学院的维修管理依赖于传统的纸质报修单。当宿舍或教学区的设施出现故障时，师生们需填写纸质报修单并送至后勤部门，随后由后勤部门进行人工派单，安排维修人员处理。虽然这种方式在一定程度上满足了基本的维修需求，但其弊端也逐渐显现。维修进度难以追踪、维修后的反馈收集困难等问题，给后勤管理带来了不小的麻烦。据统计，学校平均每月产生2000多张维修工单，若继续使用纸质报修单，不仅会产生高额的纸张成本，人工分配维修任务的响应时间也会延长，这无疑影响了师生的正常学习与生活，增加了后勤部门的工作压力。

在成都这片充满文化气息与现代活力的土地上，成都文理学院宛如一颗璀璨的学术明珠。校园内，优美的环境、完善的教学设施以及卓越的教学质量，吸引着众多怀揣梦想的学子前来求学。然而，在这所学府的日常运转中，后勤管理，尤其是维修管理，正面临着一系列亟待解决的挑战。

解决方案

为改变这一现状，成都文理学院后勤部门积极寻求新的解决方案。经过一番调研，他们选择了“的修工单管理系统”作为后勤维修管理的工具。学校后勤人员表示，首次接触“的修”系统时，其功能和服务便足以打动人心，无需再考虑其他系统。原因主要有以下几点：

1、功能需求满足：系统的便捷报修方式和智能派单功能，能够有效解决后勤面临的流程繁琐、人工派单费时费力的问题。师生只需通过后勤的官方公众号即可完成报修，系统会根据预设规则自动分配报修单给对应的维修人员，大大缩短维修响应时间。

2、具备入校资格：基于教育部对学校使用的APP备案要求，“的修”系统是唯一符合入校条件的工单管理系统。它还拥有公安部门出具的《信息系统安全等级保护备案证明》以及省政务服务与数据管理局直属单位审核认证的挂牌证书，安全保障充分。

3、超预期服务：在内部试运行期间，系统的客户成功团队凭借丰富的实施经验，为后勤部门提供了全方位的培训和支持，确保系统顺利运行，服务专业程度超出学校预期。

4、部署速度快：从决定引入系统到正式投入使用，仅用了2天时间，这对于急于改变现状的成都文理学院来说，是一个巨大的优势。

成效与价值

自2023年12月实施“的修工单管理系统”以来，不仅解决了传统维修管理模式下的诸多问题，还带来了许多意想不到的成效。后勤薛老师对系统的效果深有感触：

1、维修历史记录数字化保存

每笔维修工单的处理过程都能自动记录存档，包括报修时间、维修时间、维修人员、维修结果等信息，实现了维修管理的全面数字化。这方便了后勤部门的数据分析和管理，为学生提供了更加透明、公正的维修服务。

2、响应时间大幅缩短

结合学校场景，通过系统的智能派单和管理员派单方式，维修人员能通过微信和APP的消息实时提醒迅速接收报修信息并前往处理。系统实施后，平均响应时间从原来的2小时缩短至1分钟以内，维修效率显著提高。

3、服务满意度显著提升

随着维修效率和质量的提升，规定时间内完成处理的单量占比越来越高。仅用一年时间，30000多张工单的完成率便达到95%以上！学生对后勤部门的评价普遍较高，学校的整体形象得到提升，后勤部门也赢得了更多的赞誉和信任。同时，系统的可视化数据报表让后勤部门能够及时了解整体维修情况，有效评估维修人员的工作质量，进一步提升服务水平。

来自后勤人的心声

学校的后勤人员对“的修工单管理系统”的应用效果给予了高度评价。后勤管理者表示：“系统反应快、操作简便、功能全面，极大地提高了维修管理的效率和质量。数字化保存功能使维修历史记录更加清晰、可追溯，为学校的后勤管理提供了有力支持。”随着技术的进步和应用场景的拓展，相信数字化维修管理将在教育行业发挥更加重要的作用。成都文理学院也将继续为广大学子提供更加优质、高效的服务和保障。

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